智能辦公已經不新鮮了，但給我們行政從業者帶來的焦慮感卻一點都沒有減少。手握轉型預算的行政在焦慮如何讓這份投入更加值得，手里沒錢的企業行政在焦慮會不會被智能淘汰，跟不上時代。但時代趨勢潮流是阻擋不了的。

      與其盯著眼前的辦公空間焦慮惆悵，不如一起看看智能化到底可以為我們的工作帶來多大的便利和專業轉型，為未來每個可以轉型的時機做好準備。

      管控成本

      企業行政作為職能部門，大多“不會賺錢，只會花錢”，這也就導致，行政在企業內部時常不受人“待見”。所以"管控成本”成了行政伙伴們的優良傳統，而且我們發現辦公空間智能化管理可以在省錢的道路上走的更聰明。

      空間浪費

      空間浪費在企業中普遍存在，比如空置的工位、利用率不高的健身休閑區等等區域。

      智能化在解決工位利用率，合理分配空間資源上，可以通過工位預訂系統、流動工位管理、辦公空間管理系統等，幫助企業了解辦公空間的使用情況，合理監控、規劃工位，降低空間管理成本。比如：銷售導向型公司，平時業務人員都不全部在辦公室，使用辦公空間管理系統之后可以用500個流動工位，滿足2000人的工位需求。

      能源浪費

      能源費用在企業行政支出中不算一筆小錢，但智能化在能源管理上卻可以比人工干預做的更好。比如最簡單的開關燈以及開關空調兩個動作，如果加班的同事忘記關燈關空調，那么就容易帶來浪費。但這兩個問題使用智能照明系統與智能溫控系統，使用實時亮度與溫度的調節、感應設置關閉、照明溫控的節能模式等等智能化手段就可以降低能源成本。

      人力濫用

      行政部門的人員配置一旦失衡，往往會遭到全公司的吐槽。人數多了會被吐槽“養閑人”，人少了服務不周到又要被投訴。比如前臺、安保，隨著企業辦公面積的越來越大，需要的人數是不是也要越來越多呢？在智能化管理的背景下，答案當然是否定的。通過智能技術手段，如機器人前臺、智能訪客系統、智能門禁系統等產品，就能解決辦公面積增加就必須大量加人的問題，降低人力成本。

      關注新的行政數據

      智能化對行政來說，最好的一件事就是可以減少行政人員的重復性人工采集數據及分析工作，關注新的行政數據，能有效幫助大家提高工作效率。

      智能化不僅可以通過自動錄入行政相關數據，記錄各項行政工作范圍內的數據反饋，自動生成智能圖表在企業內網供大家查看，還可以發現許多不方便人工實時采集更新的“行政數據信息”比如：

餐廳實時人流量的數據：可以準確的告訴每一位員工餐廳用餐時座位是否擁擠，合理的安排用餐時間。

實時停車場車位數據：可以告知大家企業停車場的車位使用情況。

工位使用數據：可以掌握企業工位空置率以及使用情況。

企業辦公區的空氣質量數據：可以告訴大家工位區空氣質量指數。

      在其他需要輔助行政收集分析處理數據的費用圖表、制作員工畫像、會議室管理、員工食堂管理、內部智能查詢客服等方面，智能化也提高了搜集、整理、分析行政數據的效率。

      提升員工個性化體驗

      企業行政歸根結底還是以提高空間資源的有效配置、減少員工重復且繁瑣的工作以及增加辦公環境舒適度為重心。員工在辦公空間內的體驗，在純人工干預服務的情況下，很難做到面面俱到。

      所以在智能系統的幫助下，跟隨每名員工的需求提供個性化供暖、照明和制冷，可以有效的跟進員工個性化體驗。比如：樓宇管理系統的傳感器能夠追蹤每位員工的移動范圍，并追蹤收集包括偏好溫度、二氧化碳濃度、辦公人員密度等級和會議室狀態等不同數據，系統在對這些信息進行智能分析之后，能夠根據每個辦公人員的行為習慣和偏好自動對員工所在區域提供相應的辦公服務。

      關注辦公硬件智能化對個性化員工體驗的改善，能有效提升員工滿意度。

      最后

      智能辦公作為每一位企業行政都將參與的時代趨勢，我們深入接觸的機會只是時間早晚的問題。

      面對每一個新生的事物，焦慮作為停滯的狀態，顯然不能解決問題，不如把它當做一次專業轉型的機會好好把握。

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